Membuat perusahaan Anda sekedar dilirik karena press release saja itu tidak cukup. Membuat press release yang tepat dan menarik memerlukan perencanaan dan strategi agar pesan perusahaan menonjol di mata media dan audiens. Berikut adalah langkah-langkah sederhana untuk menulis press release yang efektif:

1. Temukan Sudut Berita yang Menarik

Untuk membuat press release yang menarik, penting untuk menemukan sudut berita (angle) yang tepat. Angle yang menarik adalah cara kita menyajikan informasi dengan cara yang unik dan relevan bagi audiens. 

Misal, Anda bisa mengambil angle konteks sosial, cerita personal, statistik, hingga tren atau isu terkini yang relevan dengan pesan perusahaan. 

Yang terpenting, kenali lebih dahulu audiens Anda. Riset lebih dalam tentang topik yang akan diangkat dan fokus pada dampak dari kampanye Anda.

2. Buat Headline yang Menarik

Headline adalah elemen pertama yang dilihat jurnalis, jadi pastikan headline Anda menarik dan langsung menunjukkan manfaat utama dari press release Anda. 

Gunakan bahasa yang jelas, singkat, namun memikat. Luangkan waktu untuk menyusun headline, karena headline yang baik dapat membuat jurnalis ingin membaca lebih lanjut. 

Atau, Anda bisa mencari inspirasi dari blog atau situs berita lainnya dan pelajari headline yang membuat Anda tertarik untuk mengklik.

3. Ringkas Cerita Anda di Paragraf Pembuka

Format piramida terbalik dalam penulisan press release mengutamakan informasi paling penting di bagian atas, diikuti oleh detail tambahan. 

Paragraf pembuka harus mencakup 5W+1H: siapa yang terlibat (Who), apa yang terjadi (What), kapan peristiwa ini berlangsung (When), di mana (Where), mengapa penting (Why), dan bagaimana peristiwa ini terjadi (How). 

Setelah itu, tambahkan informasi pendukung seperti kutipan atau statistik, dan akhiri dengan informasi latar belakang tentang organisasi.

4. Hindari Jargon

Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami. Hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang mungkin sulit dimengerti oleh audiens. Bahasa yang jelas dan lugas akan membuat pesan release lebih mudah diterima.

5. Berikan Informasi Pendukung dan Konteks

Setelah menyampaikan poin utama, tambahkan detail tambahan untuk mendukung cerita. Sertakan kutipan, data, statistik, atau detail penelitian yang relevan untuk memperkuat berita Anda. 

Misalnya, Anda bisa tambahkan kutipan dari eksekutif perusahaan atau tokoh terkait. Ini dapat menambah daya tarik dan memberikan sentuhan personal pada berita Anda. Hindari cara penyampaian berita secara kaku atau terlalu memuji perusahaan sendiri.

Michelle Garrett, konsultan PR dari Garrett Public Relations, menyarankan, “Jangan mencoba memasukkan segalanya ke dalam satu press release. Fokuslah pada inti berita dan beberapa detail penting yang mendukung pengumuman Anda.”

6. Pandu Audiens Menuju Langkah Selanjutnya

Setelah memberikan informasi lengkap, akhiri press release dengan ringkasan singkat dan call to action (CTA) yang jelas. 

Misalnya, arahkan pembaca ke situs web untuk mendapatkan informasi lebih lanjut atau undangan untuk menghadiri acara tertentu.

7. Akhiri dengan Boilerplate

Boilerplate adalah paragraf pendek di akhir press release yang menjelaskan latar belakang perusahaan Anda. 

Jelaskan siapa Anda, apa yang Anda lakukan dan mengapa perusahaan Anda penting dalam industri. Sertakan juga informasi kontak yang lengkap dan bubuhkan tanda akhir dokumen seperti “###” atau “–30–” sebagai penanda akhir dari press release. 

8. Gunakan Elemen Visual

Tambahkan elemen visual seperti gambar infografis, atau video untuk menarik perhatian. Visual dapat membantu menjelaskan informasi yang kompleks dengan lebih sederhana dan meningkatkan daya tarik press release Anda.

Tips mendistribusikan press release

1. Menentukan Target Audiens

Sebelum mendistribusikan press release, identifikasi siapa yang menjadi target utama Anda. Apakah Anda ingin menjangkau audiens media lokal, blogger, influencer, atau media nasional? 

Pastikan audiens yang Anda tuju relevan dengan pesan yang ingin Anda sampaikan agar berita tepat sasaran.

2. Menyusun Daftar Kontak Media

Bangun daftar kontak media yang sesuai dengan industri atau niche perusahaan Anda. Sertakan nama jurnalis, editor, atau media yang sering meliput topik serupa dengan berita Anda. Pastikan data kontak selalu diperbarui.

3. Menggunakan Layanan Distribusi Press Release

Jika Anda ingin menjangkau audiens yang lebih luas, gunakan layanan distribusi press release profesional. Layanan ini membantu mengirimkan press release Anda ke jaringan media yang lebih besar, termasuk outlet berita, platform online, dan jaringan media sosial. Pastikan Anda memilih layanan yang memiliki reputasi baik dan sesuai dengan kebutuhan Anda.

4. Waktu Terbaik untuk Mendistribusikan Press Release

Waktu sangat memengaruhi efektivitas distribusi press release. Idealnya, kirimkan press release pada awal minggu, seperti Senin atau Selasa dan di pagi hari.

Ini meningkatkan peluang berita Anda dibaca oleh jurnalis yang sedang menyusun rencana publikasi mingguan mereka.

Benefit mempublikasikan press release

Menulis press release tak hanya bertujuan untuk menarik perhatian media, tetapi juga memberikan sejumlah keuntungan yang dapat membantu strategi marketing dan image perusahaan, seperti:

1. Pemasaran yang Hemat Biaya

Press release adalah solusi pemasaran yang efektif, bahkan untuk startup dengan anggaran terbatas. Dengan biaya yang relatif rendah, perusahaan bisa mempublikasikan berita secara online, menarik calon konsumen baru, dan mendapatkan backlink ke situs web perusahaan. Hal ini membantu meningkatkan visibilitas bisnis Anda tanpa harus mengeluarkan biaya besar.

2. Mengontrol Narasi 

Dengan press release, perusahaan memiliki kontrol penuh atas pesan yang ingin disampaikan kepada audiens. Ini memungkinkan Anda untuk menunjukkan nilai-nilai utama perusahaan dan mengarahkan perhatian ke aspek yang paling penting. 

Dalam situasi krisis, press release juga menjadi alat untuk merespons dengan cerita dari sudut pandang Anda, sehingga dapat mengurangi kesalahpahaman atau penyebaran informasi yang tidak akurat.

3. Meningkatkan Traffic dan SEO

Distribusi press release melalui layanan khusus dapat menjadi bagian penting dari strategi content marketing. Selain membantu berita Anda menjangkau audiens yang lebih luas, publikasi press release juga dapat meningkatkan traffic ke situs web Anda. 

Backlink didapatkan dari situs media terpercaya akan dapat memperbaiki peringkat website Anda di mesin pencari. Semakin banyak orang yang membaca press release Anda, semakin besar peluang untuk menjangkau prospek baru dan memperluas pengaruh Anda secara online.

4. Membangun Kredibilitas

Press release yang dipublikasikan di situs berita dapat memperkuat citra perusahaan sebagai expert di industri terkait. 

Saat jurnalis atau konsumen potensial mengunjungi situs perusahaan dan menemukan informasi yang terstruktur dengan baik, tentu akan membawa kesan yang lebih professional. 

Selain itu, menyediakan press release yang mudah diakses dapat menghemat waktu jurnalis dan meningkatkan peluang mereka untuk menggunakan berita Anda.

Kapan harus menggunakan press release?

Meskipun press release adalah sarana komunikasi yang efektif, namun tentu tidak semuanya cocok untuk diberitakan. Lalu, momen-momen tertentu apa saja yang newsworthy?

1. Berita besar (breaking news)

Ketika perusahaan Anda memiliki informasi baru yang penting dan menarik, seperti pengumuman besar, pembaruan perusahaan atau kolaborasi strategis, saat itulah press release sangat relevan. Berita seperti ini akan menarik perhatian media, terutama jika disampaikan dengan hook yang kuat.

2. Peluncuran produk (product launch)

Peluncuran produk adalah momen penting yang layak diumumkan secara resmi. Melalui press release, perusahaan dapat membagikan detail produk seperti harga, fitur, dan manfaat utama kepada calon konsumen dan media. Tujuannya tentu untuk menciptakan awareness dan mendorong penjualan.

3. Merger dan Akuisisi

Ketika perusahaan Anda mengalami perubahan besar, seperti merger atau akuisisi, press release dapat digunakan untuk menginformasikan kepada para stakeholder tentang potensi pertumbuhan perusahaan. Sertakan detail perusahaan yang terlibat, kutipan dari pimpinan, serta dampak dari perubahan tersebut.

4. Pembaruan Produk

Pembaruan besar pada produk yang sudah ada juga bisa menjadi berita menarik. Fokuslah pada perubahan yang dilakukan, alasan di balik pembaruan, dan bagaimana hal tersebut memberikan lebih banyak manfaat bagi konsumen.

5. Pengumuman Acara

Press release jenis ini digunakan untuk mempromosikan acara tertentu, seperti semina atau konferensi. Jelaskan detail acara secara jelas, seperti siapa, apa, kapan, dan dimana, dengan format yang mudah dipahami seperti poin-poin atau daftar.

6. Kemitraan Baru

Pengumuman kemitraan atau partnership dengan perusahaan atau organisasi lain dapat menjadi berita yang menarik perhatian. Jelaskan tujuan dari kemitraan, detail perusahaan yang terlibat, siapa yang akan mendapat manfaat, dan informasi relevan lainnya.

7. Rebranding

Rebranding berpotensi membingungkan konsumen jika tidak dikomunikasikan dengan baik. Gunakan press release untuk menjelaskan alasan perubahan, dampaknya pada pelanggan, dan kapan perubahan akan berlaku. Sertakan kutipan dari pimpinan perusahaan untuk menambah kredibilitas.

8. Promosi dan Penunjukkan Eksekutif Baru

Perubahan pada posisi kepemimpinan di perusahaan, seperti promosi eksekutif atau perekrutan baru, adalah berita penting. Press release ini dapat membantu memberi tahu pemangku kepentingan tentang pergantian kepemimpinan dan mengenalkan peran baru dari eksekutif yang terlibat.

Dengan memahami momen-momen seperti apa yang layak diberitakan, Anda dapat menentukan format yang sesuai untuk menyampaikan pesan perusahaan secara efektif. Setiap jenis berita memiliki tujuannya sendiri, tetapi semuanya bertujuan untuk menarik perhatian audiens yang relevan dan mendukung komunikasi perusahaan Anda.

Keberhasilan Golden Rama dalam meningkatkan visibilitas merek bersama Mataya Communications memperlihatkan bagaimana strategi pembuatan press release yang personal dan terstruktur dapat membawa dampak besar.

Dengan fokus pada storytelling yang menonjolkan pengalaman perjalanan yang memorable, headline yang menarik, serta distribusi yang strategis ke media terkemuka, Mataya mampu memperkuat posisi Golden Rama di tengah kompetitor di industri travel.

Pendekatan ini membuktikan bahwa press release yang dirancang secara unik dan relevan mampu meningkatkan kepercayaan, loyalitas, dan daya saing merek di pasar yang dinamis.